Open space офис это: Офис опен спейс — что это такое, плюсы и минусы

Содержание

планировки и особенности организации пространства в офисе

  1. Главная
  2. Информация
  3. Обустройство офиса
  4. Open space vs кабинеты

Для офисного пространства используется три основных типа планировки: кабинетная, открытая (Open Space) и комбинированная. У каждого из них есть недостатки и достоинства, и ни один из типов не является универсальным.

Комбинированный офис - open space и с закрытыми пространствами

Планировка начинается с анализа

Чтобы предложить оптимальный способ организации пространства в офисе или дизайн-проект, нужно изучить структуру компании и ее основные бизнес-процессы. В одном помещении можно размещать сотрудников, выполняющих схожие или связанные друг с другом задачи. Отдельные кабинеты лучше выделять для специалистов, которым важна максимальная концентрация, которые работают с приемом посетителей, занимают руководящие должности.

При анализе изучают списочный состав сотрудников компании, оценивают должностные обязанности каждого из них, формируют группы специалистов, которые могут работать в одном и том же кабинете. Количество таких групп соответствует числу помещений. Отдельно учитывают комнаты для сотрудников-«одиночек» (тех, кому желательно работать самостоятельно). Дополнительно предусматривают общие помещения: переговорные комнаты, залы для приема посетителей, проведения совещаний, отдыха.

Площадь каждого из кабинетов рассчитывают по количеству людей, которые в нем будут работать. Обычно при этом отталкиваются от стандартных размеров офисной мебели (предусматривают установку рабочего стола для каждого из сотрудников, свободный подход к нему, установку стеллажа, шкафа, стойки для оборудования и пр.). Считается, что для организации рабочего места одному сотруднику среднего звена достаточно 6 м2. Здесь есть исключения: площадь кабинета может быть увеличена для руководителя, специалиста, занятого приемом клиентов, проведением совещания либо в случае, если рабочий процесс требует дополнительного пространства (размещение объемных чертежей, оборудования и т.п.).


Офис Open space

Характеристики офисных помещений

Каждое из них оценивают по площади, форме, размещению окон. Оптимально, если кабинет прямоугольный, и окна расположены вдоль одной из длинных стен. Чаще встречается планировка, приближенная к квадрату. Наименее удобными считаются прямоугольные помещения с окном на «короткой» стене. Для каждой из комнат расстановку мебели, размещение перегородок планируют отдельно, так, чтобы обеспечить оптимальную освещенность и удобное использование кабинета. При этом стараются задействовать всю площадь, чтобы снизить затраты на эксплуатацию офиса. Исключение — «представительские» офисы, где свободное пространство «работает» на имидж компании.

Отдельно оценивают общую планировку офиса. Если в его составе есть несколько кабинетов, использовать всю площадь рационально не получится — часть будет израсходована на организацию проходов, коридоров. Средним считается «коридорный коэффициент» на уровне 14-18% от общей площади офиса. Если эта зона используется для размещения рецепции, в представительских целях, ее можно расширить, и это будет считаться рациональным.

Наиболее экономичной площадью помещений считается 12-18 м2, чего достаточно для размещения 2-3 рабочих мест сотрудников среднего звена или одного рабочего кабинета для руководителя, специалиста. Нежелательно оставлять слишком большие помещения. При кабинетной планировке сотрудникам будет некомфортно, если площадь комнаты превысит 36 м2 на 1-2 человек.

Желательно, чтобы ширина помещения была не меньше 2,8 м. Более узкие кабинеты неудобны, потому что при установке рабочих столов проходы между ними оказываются слишком маленькими (меньше 80 см). Желательно, чтобы проход между двумя столами был не меньше 1 м. Если на торцах устанавливаются стулья для посетителей, его дополнительно увеличивают, чтобы свободным оставался метр пространства уже между ними.


Офис с кабинетами

Особенности базовых типов планировки

Кабинетная. Предполагает выделение отдельных комнат для специалистов или пар сотрудников. Оптимальная площадь помещений — 10-18 м2. При меньшей площади они получатся слишком тесными, при большей — чересчур просторными и дорогими в эксплуатации. Располагать кабинеты желательно так, чтобы переходы между ними занимали как можно меньше места. Обычно для этого выделяется один общий прямой коридор. Каждый поворот коридора увеличивает площадь, которая фактически не используется.

Кабинеты лучше группировать с учетом задач, которые выполняют сотрудники. Ближе к входной зоне размещают специалистов, работающих с посетителями, в центре — основной состав сотрудников, на максимальном удалении от входа — административные отделы. Использование кабинетной планировки повышает концентрацию специалистов на их задачах, снижает потери времени на общение. С другой стороны, такой подход усложняет контроль над продуктивностью, может провоцировать разобщенность коллектива, отсутствие групповой работы. Часто пространство используется недостаточно продуктивно: у компании вырастают издержки на содержание «лишних» квадратных метров.

Открытая. Open Space подходит для сотрудников среднего звена. Их группируют по выполняемым задачам. Отделы не стоит дробить слишком сильно, чтобы не возникало разобщенности. Ограничено и «слияние» сотрудников: желательно, чтобы в одной комнате работало не больше десяти человек, иначе будет слишком шумно, люди начнут мешать друг другу. Если Open Space рассчитан на большое количество специалистов, нужно использовать дополнительные приемы зонирования: легкие перегородки, установку высокой мебели, фитодизайн. Слишком большой открытый офис может стать причиной снижения темпа работы, высокой утомляемости сотрудников.

Комбинированный. При такой планировке используются и открытые пространства, и кабинеты. Это позволяет выделить комнаты для специалистов, руководства и обеспечить продуктивное решение коллективных задач. Комбинация форматов должна быть сбалансированной. Разрабатывая планировку, нужно учитывать, как взаимодействуют между собой сотрудники разных отделов, какие совместные задачи они должны решать. В одних случаях для организации коллективной работы достаточно создания общей переговорной или комнаты для совещаний, в других нужен полноценный коворкинг с установкой общих рабочих столов, проекционного оборудования и т.п.

Строительная компания «Олимпия» выполняет проектирование и разработку дизайн-проектов офисов при их реконструкции, ремонте, обустройстве. Мы предлагаем рациональные, удобные и экономичные решения, способные обеспечить комфортную и продуктивную работу в офисном пространстве.

Работа в открытом пространстве

Open space – современная модель организации рабочего помещения, при которой рядовые сотрудники размещены в общем зале, иногда разделенном невысокими перегородками. Считается, что такая планировка помогает работникам эффективнее взаимодействовать, а руководству – лучше контролировать ситуацию и, что немаловажно, существенно экономить на арендных платежах. Но так ли это на самом деле? Психологи утверждают, что, экономя на личном пространстве работников, можно серьезно подорвать  собственный бизнес.

Каждому свое

Мода на Open space пришла в российские офисы не случайно. Она дала руководителям компаний новые возможности и для планировки помещения, и для организации рабочего процесса.

Многие арендаторы бизнес-центров выбирают именно эту модель. Однако думать, что она подходит всем компаниям, было бы неправильно – ведь очень многое зависит от специфики фирмы.

В первую очередь это компании, которые занимаются продажами услуг, например телекоммуникационные корпорации, туристические фирмы, или оптовыми продажами, а также головные офисы сетевых торговых компаний – словом, те организации, в которых существенную роль играет горизонтальная коммуникация сотрудников.

Фирмам, специфика деятельности которых подразумевает организацию закрытого пространства для сосредоточенной работы или для сохранения информации, не предназначенной для чужих ушей, открытая планировка не подходит из-за плохой звукоизоляции. Так, работа сотрудников издательств и СМИ требует тишины и сосредоточенности, а высокая внутренняя конфиденциальность между рабочими группами встречается у юристов и риелторов, реализующих элитную недвижимость. Организации этого профиля, как правило, выбирают кабинетную или смешанную планировку.

Однако тип офисного пространства часто зависит не от специфики бизнеса, а от технологии работы и отношения начальства к процессу. Некоторые руководители считают, что открытая планировка – признак современности, динамики и роста. В самом деле, для быстрорастущей компании она очень удобна: можно быстро организовать рабочие места для новых сотрудников или поменять конфигурацию офиса.

Наконец, иностранные компании выбирают Open space чаще, чем российские, что понятно: сама эта модель пришла к нам с Запада, и для них она более привычна, чем для нас. На Open space ориентируются и компании, исповедующие западный подход к ведению бизнеса. Отечественные фирмы, тяготеющие к традиционному менеджменту, напротив, предпочитают кабинетную планировку. Как наследство советской эпохи она характерна, в частности, для компаний сырьевой направленности, отмечает Алексей Богданов, директор департамента офисной недвижимости S.A.Ricci в ассоциации King Sturge.

Экономим с Open space

Отсутствие капитальных стен и коридоров экономит пространство в таком офисе, поэтому его площадь можно использовать более рационально и эффективно. «Экономия площади за счет того, что большее количество людей удается разместить на меньшем пространстве, составляет около 30%», – сообщает Сергей Мигунов, руководитель управления маркетинга и развития Группы компаний «Конти».

Помимо этого существует еще один аргумент: за счет более эффективной организации пространства компания может снимать офис меньшего размера, чем при комнатной планировке, а следовательно, и платить за него меньше, что очень выгодно руководителю.

Неоспоримые преимущества

Специалисты отмечают, что открытая, или свободная, планировка способствует сплочению сотрудников и хорошо подходит для коллективов, которым нужно трудиться в команде или устраивать «мозговые штурмы». «Продажникам» в процессе работы также полезно общаться, иногда это дает синергетический эффект, считает Юрий Тараненко, директор компании «Миэль – Коммерческая недвижимость». Благодаря Open space совместная работа может проходить в режиме онлайн, кроме того, облегчается документооборот и решение срочных вопросов.

«В результате все коммуникации осуществляются быстрее, что ведет к увеличению ритма и качества работы. Опыт показывает, что психологически сотрудник намного быстрее настраивается на работу, когда находится среди большого количества работающих людей, – констатирует Сергей Мигунов. – Немаловажен фактор более быстрой адаптации нового персонала: как правило, при свободной планировке меньше конфликтов в связи с тем, что практически любое действие сотрудника становится публичным».

При открытой планировке, как и при кабинетной, есть возможность сгруппировать сотрудников по родам деятельности, что тоже позитивно сказывается на работе. Для руководителя Open space несет свои преимущества: проще контролировать работу подразделений, к тому же сразу видно отсутствующих.

Не всем нравится

У Open space есть, конечно, и свои минусы. Прежде всего это отвлекающий шум: постоянное присутствие рядом других людей может затруднять работу, требующую сосредоточенности. «Проблемой Open space для многих сотрудников является ограничение громкости разговора, а также общение на личные темы. Для этого иногда организуют маленькие комнаты или кабинки с рабочим телефоном и маленьким столом, чтобы человек мог спокойно поговорить по телефону, не мешая другим», – рассказывает Денис Колокольников, генеральный директор консалтинговой компании RRG. Неудобства могут возникать и тогда, когда в такой офис приходят посетители. За все эти недостатки многие рядовые сотрудники не любят «открытый формат», да и психологически для большинства людей комфортнее работать все же в привычных комнатах.

Также иногда сотрудникам сложно договориться, ведь кому-то может быть душно, кому-то холодно, светло или темно. То, что люди, работающие в открытых офисах, чаще находят поводы для взаимного раздражения, неудивительно — мы невольно слышим все разговоры наших коллег и чувствуем все запахи. Как правило, проблема связана с тем, что человек не осознает, какой эффект производит его – безобидное, как он полагает, – поведение на коллег, ведь многие люди не могут оценить свое поведение с точки зрения других.

Что раздражает больше всего? Навязчивая громкая болтовня на нерабочие темы, оставленные без присмотра трезвонящие мобильные телефоны, сильно пахнущая еда, несоблюдение правил гигиены и, конечно, подглядывание в чужие мониторы. В этом случае стоит дружелюбно, наедине поговорить с коллегой о возникающих проблемах.

Не оригинальность, а выгода

В современных офисных центрах всегда предусматривают свободную планировку. Исключение составляют проекты built-to-suit, когда здание строится под конкретного заказчика – тогда делается заведомо четкая планировка. Помимо открытой рабочей зоны в офисе существуют и выделенные помещения: кабинеты руководителей, бухгалтерии, переговорные комнаты, зоны отдыха, кухня, зона ресепшн и т.д.

Но встречаются и оригинальные решения – к примеру, где общественное пространство (ресепшн, переговорные зоны) и рабочее (где размещаются сотрудники) никак не разделены.

Впрочем, конфигурация и оформление офиса – дело самой компании-арендатора. Планировка-то свободная, а значит, и простор для творчества максимальный.

Анетта Орлова, психолог, бизнес-тренер,  кандидат социологических наук

При всех экономических плюсах свободной планировки есть один очень существенный минус – человеческий фактор. Дело в том, что у каждого человека есть личные и социальные границы, нарушение которых приводит к дискомфорту и стрессу. Когда работник постоянно находится на виду, у него нет своего личного, интимного пространства (а ведь стол и тот же монитор – это личная зона, нарушение границ которой приводит к неприятным ощущениям), он не чувствует себя в безопасности, повышается тревожность, агрессивность. Человек не может сосредоточиться и быстро устает. Многие руководители ратуют за жесткую корпоративную культуру, мотивируя это тем, что на людях уже не похалтуришь, надо трудиться с полной отдачей, однако, забывая, что прилюдная неудача очень сильно бьет по психике и самооценке человека. Нельзя забывать и о том, что большой коллектив всегда имеет иерархию. В нем появляются явные и скрытые лидеры, начинаются манипуляции, в итоге приводящие к конфликтам. И вместо того чтобы активно трудиться, работники вынуждены выживать, отстаивая свое место под офисным солнцем, изворачиваться, лгать, строить козни, напрочь забывая про работу. А ведь хорошо известно, что успешность любого бизнеса зависит в первую очередь от любви людей к своему делу и их самоотдачи. И для того чтобы они хорошо работали, людям надо создать комфортные условия труда, к которым Open space явно не относится.

Текст Ирина Богатырева

Подготовлено ОМиР ДР

Спейс больше не опен — Как будут выглядеть наши рабочие места после пандемии?

Как будут выглядеть наши рабочие места после пандемии?

Пандемия коронавируса может в одночасье сделать устаревшей концепцию опенспейса, которая на протяжении последних десятилетий поступательно крушила стены уходивших в прошлое кабинетов. Ведь теперь держать большое количество людей в одном помещении попросту опасно.

Многие из европейских компаний, возобновляющих работу, предпочитают пока оставлять на удаленке сотрудников, чьи рабочие места располагались в опенспейсах. Это меняет культуру корпоративного общения, чем довольны не все. «Мы больше не сможем подходить к другим столам, чтобы задать вопрос, придется звонить или писать, и вообще, видимо, общаться теперь будем меньше», — цитирует Euronews сотрудников одной торговой французской компании. Им дома не хватает чувства коллектива. А глава компании Жером Шабоди жалуется, что по телефону и почте уходит больше времени на принятие решений. Другие более оптимистичны, аргументируя, что дома заметно тише, а это помогает им сконцентрироваться.

Опенспейс был офисным трендом последних десятилетий, но пандемия грозит отправить его на свалку истории

Аналитики американского радио NPR прогнозируют, что в офисных опенспейсах станет меньше столов, увеличится дистанция между ними, появятся пластиковые перегородки, повсеместно будут стоять санитайзеры, исчезнут ручки на дверях и кнопки вызова лифта.

Опенспейс позволял бизнесу экономить на арендуемой площади, плотнее размещая сотрудников. Что может быть еще дешевле? Отсутствие офиса!

Точнее, офис на дому сотрудника — ведь так расходы за помещение ложатся на него. Пандемия вынудила весь мир провести масштабный эксперимент с удаленной работой. И многие фирмы осознали, что эффективности это не мешает. Зато, как подсчитали в Cognizant Center for the Future of Work, при переводе на удаленку компании могут сэкономить около 11 тысяч долларов в год на каждого сотрудника, сократив расходы на аренду помещений, отопление, мебель, оргтехнику. Неудивительно, что в Twitter разрешили сотрудникам работать вне офиса и после пандемии, предложив каждому «удаленщику» около 1 тысячи долларов на обустройство рабочего места дома. В США все больше фирм заявляют, что последуют этому примеру. Но и сами сотрудники при работе на дому смогут сберечь около 7 тысяч долларов в год за счет транспортных расходов, трат на одежду и присмотр за детьми.

Мнение

Анна Бурова, руководитель HR-консалтинга кадровой компании MapowerGroup Russia & CIS:

— Многие компании уже начали планировать изменения в офисных пространствах. Число сотрудников в офисе сократится минимум на четверть — кого-то оставят на удаленке, других уволят. Появится больше пространства — принятая скученность не позволяет соблюдать необходимую безопасную дистанцию между людьми.

Гибкий подход к организации пространства позволит быстро превращать залы с индивидуальными рабочими местами в холл для конференций. У людей появится возможность выходить на свежий воздух, минуя лифты и лестницы. Изменений будет много, причем большинству они должны понравиться.

Любовь Трунина, административный директор ИТ-компании КРОК:

— Повышенные требования к безопасности заставят установить голосовое управление в лифтах, двери, открывающиеся по сигналу датчика движения. В офисах будут работать индикаторы соблюдения дистанции между сотрудниками. Инструментов много, каждая компания возьмет то, что нужно именно ей. Останется повсеместная термометрия, особое внимание будет уделено дезинфекции. Но основные изменения будут в культуре взаимоотношений между людьми, адаптация к ним станет самым важным и сложным этапом.

Жанна Волкова, директор по маркетингу Kelly Services:

— Нас ждет сменный график работы, в офисе будут присутствовать от 30 до 50% сотрудников компании. Это позволит соблюдать безопасную дистанцию между ними. Вслед за Европой у нас массово начнут внедрять прозрачные перегородки между рабочими местами в открытых пространствах. При этом все, кто хоть как-то может выполнять работу из дома, в ближайшее время не выйдут на работу в офис даже после снятия карантина.

Подготовил Алексей Дуэль

Как вам это

Наталья Булгакова, бизнес-тренер, Новосибирск:

— Пандемия, безусловно, внесет свои коррективы, уже сейчас малый и средний бизнес, перейдя на онлайн-режим, не стремится возвращаться в офисы. Люди привыкают работать удаленно. Вероятнее всего, много офисных площадей останутся невостребованными. Для того чтобы провести совместные мероприятия, например совещание раз в неделю, можно арендовать отдельное помещение на некоторое время — коворкинг. Количество таких площадок в России росло и до COVID-19, и, думаю, после пандемии этот вид рабочего пространства получит новый стимул к развитию.

Михаил Гущин, директор по маркетингу, Санкт-Петербург:

— Становится очевидным, что и сейчас, во время самоизоляции, и в дальнейшем, после ее отмены, удаленный режим работы становится трендом. Поэтому посткоронакризисный офис во многом будет приобретать функцию коворкинга. Уже сейчас мы видим возрастающий спрос на такое место, например, в составе жилого комплекса или неподалеку.

Андрей Дзюба, основатель электронных проектов, Ростов-на-Дону:

— С приходом вируса в Ростов-на-Дону мы сразу перевели коллектив на удаленку, так как работали в формате опенспейс. Но работа из дома в несколько раз снизила эффективность работы менеджеров по продажам и других специалистов. У многих дома дети, семейные дела, и они не могут трудиться в полную силу. Поэтому выработали график, чтобы люди приходили в офис посменно, примерно раз в два-три дня. Естественно, расставили столы на максимально возможное расстояние, поставили перегородки, используем маски, санитайзеры и так далее. Вопрос в том, как долго это продлится — возможно, несколько месяцев или год с лишним. Уже сейчас понятно, что часть сотрудников в офис не вернутся, а останутся работать из дома. Хотя многие хотели бы вернуться к привычному формату работы.

Подготовили: Никита Зайков, Ольга Штраус, Александр Гавриленко

Дизайн офиса открытого типа

Не так давно офисы разного рода компаний, финансовых структур и объединений напоминали замкнутый лабиринт со множеством кабинетов и бесконечными коридорами. Такой принцип организации рабочего пространства предполагал четкое разграничение функциональных зон, а также четкое разделение на «главенствующих» и «подчиненных». Но эффективна ли такая концепция в современных условиях ведения бизнеса?

Сегодня все больше компаний – уже устоявшихся и только начинающих свою деятельность – стремятся создать максимально комфортные условия для работы всех членов команды и оформляют дизайн офисов по совершенно иной концепции: концепции открытого пространства (или же Open Space). Чем хороша данная концепция и в чем ее недостатки? Давайте это выясним вместе.

Преимущества офисов Open Space

Во-первых, дизайн офиса открытого типа позволяет сотрудникам свободно обмениваться информацией, обсуждать рабочие планы и вести коллективные обсуждения. Отсутствие стен способствует сплочению коллектива и поднятию корпоративного духа, что благотворно сказывается на продуктивности труда.

Во-вторых, такой тип организации позволяет руководителям более эффективно контролировать работу подчиненных. Нередко офисные помещения проектируют таким образом, чтобы каждый сотрудник находился на виду у руководителя. С одной стороны, это не дает возможности для уклонения от своих прямых обязанностей, а с другой – ставит всех в один ряд, где главный менеджер или директор работают сообща с коллективом, на равных условиях.

В-третьих, дизайн интерьера офиса типа Open Space способствует более открытому взаимодействию с клиентами. Зайдя в помещение, где нет стен и тесных коридоров, у человека не возникает ни малейших сомнений в честности компании. Каждый сотрудник, каждый стол и другие предметы интерьера видны как на ладони. Это и является одним из главных ключей к построению доверительных отношений с клиентами.

В-четвертых, данная концепция позволяет максимально эффективно использовать всю полезную площадь офиса. Подумайте, сколько свободного пространства можно задействовать для организации различных функциональных зон, сколько рабочих мест можно добавить?! А все благодаря отсутствию переживших себя стен и коридоров.

В-пятых, открытые пространства позволяют оформить дизайн интерьера по самым современным требованиям с учетом индивидуальных потребностей компаний. Например, нередко современные офисы обустраивают по принципу «полузакрытости», где рабочее место каждого сотрудника отделено невысокой, легкой по конструкции перегородкой (стеклянной или пластиковой). Это обеспечивает, с одной стороны, чувство изолированности, а с другой стороны – не создает преград для открытого общения и обмена информацией.

Другой вариант оформления – открытое пространство с четким распределением функциональных зон. В каждом современном офисе должна присутствовать не только рабочая область, но и зал для отдыха, конференц-зал, приемная и другие зоны. Для четкого определения этих зон устанавливают передвижные или стационарные перегородки, которые обеспечивают необходимый комфорт и изоляцию.

Еще один популярный способ оформления дизайна офиса – комбинация открытых и закрытых зон. Организация рабочих мест для рядовых сотрудников обычно проводится по принципу открытого пространства, в то время как места для руководителей ограждаются стеклянными перегородками (чаще всего во всю высоту помещения).

Недостатки офисных помещений Open Space

Наряду со всеми преимуществами открытых пространств, дизайн интерьера офиса такого типа приемлем далеко не для каждой фирмы. Почему? Все дело в отсутствии шумоизоляции. Звук клавиш при работе за компьютером, беседы с клиентами, переговоры по телефону создают акустический дискомфорт. Такой «рабочий» шум может стать причиной понижения эффективности труда, особенно в занятиях, требующих повышенной концентрации (например, ведение бухгалтерского учета). Поэтому для таких организаций наиболее оптимальное решение – это комбинированный или традиционный «кабинетный» офис.

 

Преимущества и недостатки офисов открытого типа

Офисы открытого типа динамичны, лишены конфиденциальности, но полезны, потому что сотрудники улучшают отношения и работают в команде.

Первоначальная идея открытого офиса была разработана еще в 1950 году командой из Гамбурга, которая думала, что это упростит общение между сотрудниками.

Сегодня около 70% всех рабочих областей переняли эту тенденцию, поэтому мы предполагаем, что она работает. Но некоторые результаты говорят о другом.Анализируем проблемы и преимущества — функционирует ли open space и почему некоторые сотрудники до сих пор прячутся за перегородками.

Преимущества офиса с открытым пространством

Концепция, разрушающая стены в сегодняшних рабочих местах: офис с открытым пространством должен улучшить рабочий процесс и коммуникацию. Звучит разумно? Может быть нет.

В одной статье отмечается, что современные агентства приняли эту концепцию и в качестве преимуществ они заявляют о лучшей коммуникации, сотрудничестве и скорости работы, и по этой причине они предлагают снести барьеры и стены.Они также отмечают, что руководители агентств видят в результате положительные выгоды и повышение производительности.

Но что происходит с конфиденциальностью и конфиденциальными телефонными разговорами и так далее?

Недостатки этой концепции

1. Из-за отсутствия конфиденциальности у сотрудников нет производительности и удовлетворения.

2. Нет места, которое действительно предназначалось бы им.

3. Различные способы работы не показаны и не распознаются.

4. Творчество вынуждено, ведь все взоры обращены на вас, и хорошее ли это решение?

open-office-space open-office-space

Сотрудники жаловались на то, что они чувствуют себя слишком незащищенными, в сочетании со слишком большим шумом, они недостаточно сконцентрированы. Потому что у каждого свой ритм. Люди приходят на работу в разное время, делают перерывы в разное время, хотят пообщаться в разное время и наиболее продуктивны в разное время дня. Задача менеджмента — все это отрегулировать и создать пространство, в котором все эти конфликты разрешатся.

Все вроде бы поспешили снести все стены на рабочих местах, но теперь хотят вернуть некоторые из них. Современные офисы стараются достичь золотой середины за счет дизайна, не возвращая все стены. По этой причине была создана новая концепция, призванная найти золотую середину. По этой причине была создана новая концепция.

Например, одна команда Microsoft решила создать закрытые и частные офисы, и когда сотрудникам необходимо сотрудничать, они просто встречаются в коридоре, где они разговаривают.Когда они заканчивают, все возвращаются в свою частную жизнь.

С другой стороны, вместо того, чтобы собираться в коридорах, появились новые офисные концепции, сочетающие комфортное пространство, где сотрудники могут сидеть вместе и сотрудничать. Эта концепция уравновешивается отдельными телефонными комнатами и закрытыми пространствами для встреч. Действительно, кажется, что некоторые стены необходимы для современных офисов.

office-thecoolhunter_net office-thecoolhunter_net

Почему концепция открытых офисов сохранится?

Несмотря на все взлеты и падения, тенденция к открытому офисному пространству, похоже, присутствует в той или иной концепции.

Те, кто сейчас работает в офисах open space, узнали, что не всегда легко, безопасно и приятно работать на открытом пространстве, и что каждый ищет рабочее место, где они смогут думать, где они не слушают коллега через дорогу, телефонные звонки и тому подобное.

Кроме того, иногда людям необходимо встречаться и работать вместе, чтобы они могли находить решения и выполнять задачу легче и лучше, а для этого, безусловно, требуется общая зона.В бизнесе иногда необходимо сотрудничество, потому что чем больше людей, тем больше навыков и способов мышления.

Да, эта тенденция, вероятно, сохранится навсегда, но некоторые разделы действительно необходимы.

Правда об открытых офисах

Коротко об идеях
Проблема

Организации обращаются к открытым офисам и множеству технологий для поощрения сотрудничества. Но часто это оказывается неэффективным: люди не обязательно больше взаимодействуют друг с другом или взаимодействуют непродуктивно.

Основная причина

Люди решают, когда и как взаимодействовать с другими. Они научились отгораживаться от людей и распознавать знаки, которые их коллеги хотят, чтобы их оставили в покое. Многие компании не понимают, как добиться желаемого сотрудничества.

Решение

Компании могут использовать новые технологии, такие как датчики, отслеживающие передвижения людей, и программное обеспечение, которое собирает их цифровые «хлебные крошки», чтобы понять, как на самом деле взаимодействуют члены определенных групп.Затем они могут провести тщательные эксперименты, чтобы узнать, как достичь желаемого типа обмена.

Сотрудничать сотрудникам никогда не было так просто — по крайней мере, так кажется. Открытые, гибкие, ориентированные на деятельность пространства заменяют кабинки, делая людей более заметными. Обмен сообщениями заменяет телефонные звонки, делая людей более доступными. Корпоративные социальные сети, такие как Slack и Microsoft Teams, вытесняют разговоры о кулерах, делая людей более взаимосвязанными. Программное обеспечение для виртуальных встреч, такое как Zoom, GoToMeeting и Webex, вытесняет личные встречи, делая людей постоянными.Архитектура сотрудничества не изменилась так быстро с тех пор, как благодаря технологическим достижениям в области освещения и вентиляции высокие офисные здания стали возможными, и можно утверждать, что это никогда еще не было настолько эффективным. Проектирование рабочих мест для взаимодействия между двумя или более людьми — или сотрудничества, от латинского Collaboration, , означающего работать вместе — никогда не казалось таким простым.

Но по мере того, как физические и технологические структуры для омниканального сотрудничества расширяются, данные свидетельствуют о том, что они создают поведение, противоречащее ожиданиям дизайнеров и желаниям бизнес-менеджеров.В ряде рабочих мест, которые мы наблюдали при исследовательских проектах или консультационных заданиях, эти структуры производили меньше взаимодействия — или менее значимых взаимодействий — не больше.

В этой статье мы обсуждаем эти непредвиденные последствия и даем рекомендации по проведению экспериментов, чтобы выяснить, как на самом деле взаимодействуют ваши сотрудники. Это поможет вам оборудовать их пространствами и технологиями, которые наилучшим образом удовлетворяют их потребности.

Архитектура и анатомия сотрудничества

Рабочие окружены физической архитектурой: отдельные офисы, кабинки или открытые места для сидения; один этаж, несколько этажей или несколько зданий; выделенное пространство для организации, пространство, совместно используемое с другими компаниями, или домашний офис.Эта физическая архитектура сочетается с цифровой архитектурой: электронной почтой, корпоративными социальными сетями, мобильными сообщениями и т. Д.

Но хотя эта архитектура влияет на работников умственного труда, они решают, индивидуально и коллективно, когда взаимодействовать. Даже на открытом пространстве с коллегами в непосредственной близости люди, которые хотят избегать взаимодействия, обладают удивительной способностью делать это. Они избегают зрительного контакта, обнаруживают, что срочно необходимо сходить в туалет или прогуляться, или настолько поглощены своими делами, что выборочно становятся глухими (возможно, с помощью наушников).По иронии судьбы, распространение способов взаимодействия облегчает ответ , а не : например, работники могут просто игнорировать цифровое сообщение.

Когда сотрудники действительно хотят взаимодействовать, они выбирают канал: личный кабинет, видеоконференция, телефон, социальные сети, электронная почта, обмен сообщениями и т. Д. Кто-то, инициирующий обмен, решает, как долго он должен длиться и должен ли он быть синхронным (встреча или обсуждение) или асинхронным (сообщение или публикация). Получатель, скажем, электронного письма, сообщения Slack или текстового сообщения решает, отвечать ли ему немедленно, в будущем или никогда.Эти индивидуальные поведения вместе составляют анатомию сотрудничества , похожую на муравейник или улей. Он создается органически по мере того, как люди работают, и формируется на основе убеждений, предположений, ценностей и способов мышления, которые определяют культуру организации.

An Illustration by artist Olalekan Jeyifous Olalekan Jeyifous

Архитектура легко наблюдать — вы просто смотрите на чертежи, модели, технологии или пространство вокруг вас. До недавнего времени анатомию сотрудничества было трудно наблюдать. Но технологии сделали возможным обнаруживать и анализировать потоки коммуникации.

Датчики в моде. Датчики на стульях измеряют, как долго рабочие находятся за своими столами. Датчики в полу измеряют, когда и как они двигаются. Датчики в бейджах RFID и смартфонах отслеживают, куда они идут. Датчики (в виде видеокамер) отслеживают, с кем они находятся. Panasonic добавила датчики Wi-Fi в системы освещения, которые могут контролировать личное общение во всех зданиях и на рабочих местах.

Когда фирмы перешли на открытые офисы, личное общение упало на 70%.

Еще один способ обнаружения взаимодействий — это сбор цифровых «хлебных крошек», которые люди оставляют, когда они заказывают встречу, отправляют электронное письмо, открывают окно браузера, публикуют сообщения в Slack или Teams или совершают звонок, благодаря системам, предназначенным для сохранения метаданных общения. . Работодатели все чаще могут использовать инструменты расширенной аналитики для изучения этих данных и понимания коллективного поведения сотрудников. Алгоритмы, которые оценивают перемещения и взаимодействия рабочих, могут научиться отличать сотрудничество от простого присутствия.Те, кто анализирует прошлое поведение рабочих, могут научиться предсказывать их следующие шаги, индивидуально или коллективно, и оценивать вероятность значительного столкновения между людьми.

Эти достижения позволили нам подтвердить то, о чем многие подозревали: архитектура и анатомия сотрудничества несовместимы. Используя передовые носимые устройства и собирая данные обо всех электронных взаимодействиях, мы вместе со Стивеном Тюрбаном, одним из бывших студентов Итана, который в настоящее время учится во Вьетнамском университете Фулбрайта, отслеживали личные и цифровые взаимодействия в штаб-квартирах двух компаний из списка Fortune 500 раньше. и после того, как компании перешли из кабинок в открытые офисы.Мы выбрали наиболее представительные рабочие места, которые смогли найти; мы ждали, пока люди обосновались в своих новых пространствах, чтобы отслеживать их взаимодействия после переезда; и, для точности, мы варьировали время, в течение которого мы их отслеживали. В первой компании мы собирали данные за три недели до редизайна, начав за месяц до этого, и в течение трех недель примерно через два месяца после него. Во втором случае мы собирали данные за восемь недель до редизайна, начиная с трех месяцев до этого, и за восемь недель, примерно через два месяца после него.Мы согласовали периоды сбора данных с сезонными бизнес-циклами для сравнения яблок с яблоками — например, мы собирали данные в течение одних и тех же недель квартала. Мы обнаружили, что личное общение упало на примерно на 70% после того, как фирмы перешли на открытые офисы, в то время как электронное взаимодействие увеличилось, чтобы компенсировать это.

Почему это произошло? Работа французского философа XVIII века Дени Дидро предлагает ответ. Он писал, что исполнители должны «представить себе огромную стену напротив сцены, отделяющую вас от публики, и вести себя так, как если бы занавес никогда не поднимался.Он назвал это четвертой стеной. Это не позволяет актерам отвлекаться на публику и позволяет им отделиться от того, что они не могут контролировать (аудитория), и сосредоточиться только на том, что они могут (сцена), подобно тому, как баскетболист бросает мяч, не видя аплодисментов. (или освистывать) фанаты за обручем. Это создает интимность того, что некоторые называют публичным одиночеством. Чем больше аудитория, тем важнее четвертая стена.

Люди в открытых офисах создают четвертую стену, и их коллеги уважают ее.Если кто-то работает сосредоточенно, люди не перебивают его. Если кто-то начнет разговор, а коллега бросит на него раздраженный взгляд, он больше не будет этого делать. Нормы четвертой стены распространяются особенно на открытых пространствах.

Вопросы близости

Отдельный вывод нашего и других исследований заключается в том, что местоположение членов команды оказывает большое влияние как на их физическое, так и на их цифровое взаимодействие. В общем, чем дальше люди друг от друга, тем меньше они общаются. Исследование, в котором участвовал один из нас (Бен) в лаборатории MIT Media Lab, показывает, что вероятность того, что любые два человека в корпоративном кампусе будут взаимодействовать физически или в цифровом формате, прямо пропорциональна расстоянию между их столами.В более широком смысле, одно из самых надежных открытий в социологии — предложенное задолго до того, как у нас появилась технология, подтверждающая это с помощью данных, — заключается в том, что близость, или близость, предсказывает социальное взаимодействие.

Рассмотрим исследование, проведенное в штаб-квартире крупной компании по производству потребительских товаров Humanyze, фирмой по разработке программного обеспечения для организационной аналитики, возглавляемой одним из нас (Беном), которая помогает компаниям понять, как взаимодействуют их команды. Было обнаружено, что вероятность взаимодействия между людьми из одной команды была в шесть раз выше, если они находились на одном этаже, а люди из разных команд в девять раз чаще взаимодействовали, находясь на одном этаже.Исследование, которое мы провели в главном кампусе розничного продавца из списка Fortune 500, насчитывающего более десятка зданий, показало, что только 10% всех коммуникаций происходили между сотрудниками, чьи столы находились на расстоянии более 500 метров. Эти результаты показывают, что размещение людей в ближайших зданиях не улучшит сотрудничество; для увеличения взаимодействия рабочие должны находиться в одном здании, в идеале на одном этаже.

и удаленная работа, в то время, несомненно, экономически эффективным, как правило, значительно ингибируют взаимодействие даже через цифровые каналы.Изучая работу крупной технологической компании с 2008 по 2012 год, мы обнаружили, что удаленные сотрудники почти на 80% меньше рассказывали о своих заданиях, чем совместно размещенные члены команды; в 17% проектов вообще не общались. Очевидный вывод: если членам команды необходимо взаимодействовать, чтобы вовремя достичь вех проекта, вы не хотите, чтобы они работали удаленно.

Развивайте анатомию сотрудничества

С тех пор, как мы опубликовали академические статьи об изученных нами офисах, нас просили предоставить более подробную информацию об этих помещениях.Некоторые люди, кажется, верят, что лучший план может решить головоломку сотрудничества. Архитекторы, управляющие недвижимостью и производители офисных систем подкрепляют эту точку зрения, используя данные опросов сотрудников и предыдущего использования пространства для определения индивидуальных потребностей и создания «гибких», «подвижных», «ориентированных на деятельность» пространств, позволяющих работникам создавать собственные пространства. чтобы удовлетворить их. Но сотрудничество — это командный вид спорта. Офисы, чрезмерно ориентированные на поддержку индивидуальных предпочтений, вряд ли будут оптимально выполнять работу по поддержке всей команды или набора команд, которым необходимо работать вместе.Так что гибридный дизайн открытого офиса — не панацея. Если вы собираетесь позволить людям выбирать места, которые лучше всего соответствуют их индивидуальным потребностям, ваши сотрудники также могут быть удаленными.

Лидерам необходимо позвонить о том, какое коллективное поведение следует поощрять или препятствовать и как. Их средства должны включать не только проектирование конфигураций и технологий рабочего пространства, но и проектирование задач, ролей и культуры.

Если контроль затрат на недвижимость является приоритетом, руководители должны быть честны в этом с собой и своими сотрудниками.Большинство изменений дизайна офиса предпринимаются не для сотрудничества. Они начинаются с цели, подобной той, которую описал глава отдела недвижимости компании из списка Fortune 50: «Команда руководителей только что дала мне поручение переоборудовать нашу штаб-квартиру, чтобы разместить здесь еще 1000 сотрудников». Огромный прогресс был достигнут в проектировании офисов, которые могут вместить больше людей в определенном пространстве.
Это не обязательно плохо: компании часто реинвестируют полученную экономию в важные направления.

Возвращение в затруднительное положение

На протяжении большей части 1990-х годов организации нанимали сотрудников быстрее, чем расширяли свои офисы.После увольнений во время рецессии начала 2000-х годов и снова в 2008 году уцелевшие работники вернули себе некоторую площадь, в основном потому, что компании имели долгосрочные договоры аренды и не хотели вкладывать средства в реконфигурацию офиса. Но по мере того, как набор сотрудников возобновился, наступили сроки аренды и восстановились бюджеты на редизайн, организации снова начали размещать своих сотрудников в помещениях все меньшего и меньшего размера.

R1906D_BERNSTEIN_RETURN

Если цель действительно состоит в том, чтобы улучшить сотрудничество, вам нужно увеличить количество правильных видов взаимодействия и уменьшить количество неэффективных.Вам придется тщательно выбирать компромиссы. Это означает, что вам нужно понять текущие модели взаимодействия и подумать, как вы хотите их изменить. Используя датчики и цифровые данные для отслеживания взаимодействия в крупном немецком банке, исследователи из Массачусетского технологического института обнаружили, что в тех случаях, когда сплоченность внутри команды более предсказывала продуктивность и удовлетворенность сотрудников, чем межгрупповые столкновения, усиление взаимодействия между командами снижало производительность. Поэтому они переместили команды в отдельные комнаты. И после использования технологии Humanyze для отслеживания взаимодействий, крупная энергетическая компания решила улучшить взаимодействие между отделами, которые сильно зависели от процессов, и сократить взаимодействие между другими отделами, разместив одни в новом здании и переместив другие за пределы офиса.

Если людям нужно время, чтобы сосредоточиться, отвлечение стоит дорого. В таком случае создание большего количества возможностей для сотрудничества может увеличить затраты, не принося соответствующей выгоды.

Проведите настоящие эксперименты

Лучший способ найти оптимальный дизайн рабочего места для определенных групп — это провести тщательные эксперименты. Это означает сбор и анализ данных о взаимодействиях, разработку гипотезы о том, как их улучшить, и проверку вашей гипотезы на контрольной группе.Mori Building, одна из крупнейших компаний по управлению недвижимостью в Японии, сделала это в начале 2016 года, когда стремилась наладить более продуктивное сотрудничество между командами в своей штаб-квартире. Архитектура офиса была открытой, но, используя носимые датчики (некоторые из которых были предоставлены Humanyze) для отслеживания личного взаимодействия, Мори обнаружил, что сотрудники в основном общаются только с членами своей команды. Люди обычно оставались в специально отведенных местах для своей команды и редко выходили на открытые места для сидения, на которые приходилось около 20% пространства.

Подразделение «строительство, среда и разработка» So Mori поставили эксперимент, чтобы выяснить, может ли он влиять на анатомию и архитектуру. Он выбрал корпоративный этаж, на котором команда располагала сидячими местами (дизайн интерьера, консультации по недвижимости, продажи и т. Д.). Часть пространства осталась прежней (контрольная группа), а часть была превращена в пространство «свободного адреса» — открытые сидения, без письменных назначений. Когда Мори измерил личные взаимодействия в этой конфигурации, результаты были очевидны: хотя взаимодействие между командами увеличилось, взаимодействие внутри команд резко упало, люди тратят 1.В 26 раз больше времени они проводят в изоляции.

Мори изначально был доволен результатами. Рост межкомандного взаимодействия означал, что люди обращались напрямую к другим, чтобы решить проблемы и выполнить задачи, минуя менеджеров, которые, как выяснилось, являются «узкими местами в общении». И хотя это было непреднамеренным последствием, причина, по которой люди тратили больше времени на сольную работу, заключалась в том, что количество встреч продолжительностью 30 минут и более сократилось (люди просто находили друг друга, когда им нужно было поговорить).Но была и обратная сторона: оказалось, что менеджеры не только мешают коммуникации, но и контролируют качество. Обходя их, рабочие создавали проблемы ниже по течению; в течение шести месяцев производительность упала, а количество жалоб клиентов возросло. И хотя сокращение времени встреч казалось полезным, ретроспективно казалось, что те, кто получил больше времени на самостоятельную работу, работали бы лучше и эффективнее, если бы они посещали больше встреч, чтобы получить рекомендации, в то время как сотрудники, которые полагались на встречи, чтобы гарантировать упорядоченный способ решения проблем теперь казался обремененным людьми, приходящими к ним по прихоти (пока они не начали прятаться в кофейне внизу).В конце концов, Мори вернулся к фиксированной рассадке по команде и уменьшил количество открытого пространства.

Об искусстве: Художник-визуалист Олалекан Джейифоус описывает эти рисунки из серии под названием «Политическая непостоянство места» как «причудливые вопросы о развитии и городском планировании, связности и организации, экономике и политике».

Проведя аналогичные эксперименты, крупная компания-разработчик программного обеспечения обнаружила, что 90% личного общения происходит за рабочими столами.Всего 3% приходилось на места общего пользования (остальное — в переговорных). Компания планировала перейти на рассадку со свободным адресом, чтобы улучшить взаимодействие между командами, но поняла, что это сильно помешает сотрудничеству, и отказалась от этого плана.

Такие эксперименты требуют времени и денег, но многие организации считают затраты незначительными, учитывая выгоды, полученные от того, что они узнают. Очевидно, стоит экспериментировать с дизайном, если компания намеревается провести капитальный ремонт своего помещения, как тот, который GlaxoSmithKline (клиент Humanyze) планирует в своей штаб-квартире в Лондоне.Руководители рассматривали новый формат офиса и решили создать одну небольшую его часть в качестве пилотной, которую они назвали центром производительности на рабочем месте. Фирма пригласила академических партнеров в области архитектуры и поведенческой науки, чтобы помочь в разработке экспериментов в космосе. Вскоре в пилотном пространстве будут ротации две команды — одна сделала это в течение первых девяти месяцев 2019 года, а вторая планируется, когда мы пишем это — отслеживание (относительно контрольной группы) измерений, которые включают шаги, частоту сердечных сокращений, артериальное давление, частота дыхания, функция легких, осанка, благополучие, совместная работа и производительность (с использованием всего, от носимых устройств и датчиков Kinect до опросов и традиционных систем управления производительностью).GSK использует эти данные, чтобы настроить все аспекты пространства — освещение, температуру, аромат, качество воздуха, акустическую маскировку, эргономику и дизайн — чтобы помочь своим сотрудникам делать (и взаимодействовать) больше, заставляя пространство отвечать потребностям сотрудников. , будь то профессиональные или физиологические.

Крупное финансовое учреждение США протестировало десятки конструкций полов в различных региональных офисах. Он выбрал тот, который создал шаблоны сотрудничества и целенаправленной работы, которые лучше всего соответствовали его целям, и распространил его по всей организации.Стоимость была нетривиальной; он составил миллионы долларов. Но для фирмы было гораздо лучше, чем если бы она выбрала конструкцию без проведения экспериментов и впоследствии обнаружила, что потратила сотни миллионов долларов на неэффективную конфигурацию.

Подобно тому, как высокочастотное A / B-тестирование является обычным явлением в маркетинге и продажах, быстрое экспериментирование является ключом к дизайну рабочего места. Перед тем как принять такой подход, крупная энергетическая компания потратила семь лет и около 10 миллионов долларов на проектирование и консультационные услуги, чтобы спланировать новое офисное здание.Сегодня он может развернуть новый план за шесть месяцев примерно за 500000 долларов — количественно оценив поведение, которое он хочет поощрять, построив один этаж существующего офиса в качестве теста и подтвердив или опровергнув свою гипотезу о том, что дизайн будет стимулировать такое поведение. Звучит впечатляюще, но имейте в виду, что вам нужно экспериментировать достаточно долго, чтобы понять всю динамику в игре. Как обнаружил Мори, первые результаты могут вводить в заблуждение.

При проведении таких экспериментов необходимо учитывать последствия сбора необходимых данных для конфиденциальности.Электронная почта и особенно метаданные датчика чувствительны. Помимо вопросов о законности сбора такой информации, которая зависит от местных законов и правил, существуют этические проблемы. Компании должны быть прозрачными в отношении того, какие данные они собирают, и учитывать мнение сотрудников о том, кто ими владеет — сотрудник, который предоставляет исходные данные в ходе своего взаимодействия, или организация, которая собирает, организует, обрабатывает и хранит эти данные. . Компании, игнорирующие или преуменьшающие эти опасения, рискуют оттолкнуть сотрудников и нанести значительный репутационный ущерб (см. «Счастливый отслеживаемый сотрудник» на HBR.org). Те, кто открыто демонстрирует, что их использование данных ограничено и предназначено для выгоды работников, могут найти место для открытого сотрудничества с сотрудниками для создания еще более совершенных проектов рабочих мест.

Меньше может быть больше

Оптимизация совместной работы не требует радикального преобразования офисных помещений; настройки могут иметь значение, и стоит проверить их потенциальное влияние. В настоящее время Mori собирает данные о том, какого размера должны быть таблицы в штаб-квартире компании.Первоначальный вывод: большие столы, предписываемые многими новыми офисными проектами вместо отдельных столов, примерно так же хороши для интимного разговора, как и большие столовые в обеденном зале — другими словами, совсем не годятся. Производственная компания обнаружила, что небольшие изменения в мебели могут иметь большое влияние. В его штаб-квартире было два типа конференц-залов в основных рабочих зонах: полностью открытые и с передвижными перегородками с двух сторон. Более чем на 50% больше взаимодействий произошло в областях доски.Добавление дополнительных досок было пустяком.

Иногда лучший ответ не связан с изменением физической структуры. Эксперименты показали Мори, что события, специально разработанные для достижения определенного взаимодействия между отдельными людьми и командами, оказывают более точное и ценное влияние на модели взаимодействия, чем изменения в офисном пространстве. Эти мероприятия могут быть внутренними семинарами, хакатонами или даже барбекю, если взаимодействия измеряются с помощью датчиков, чтобы показать, возникли ли желаемые закономерности.Чтобы помочь новым сотрудникам интегрироваться в первую неделю работы, технологическая компания среднего размера ставит банки с файлами cookie на их столы и размещает в холле карту с указанием местоположения этих банок, чтобы побудить людей зайти. Humanyze обнаружил, что расположение его кофемашин существенно влияет на взаимодействие. Если команде нужно сосредоточиться внутри, компания ставит кофемашину в центр своей деятельности. Если двум командам нужно сотрудничать, машина оказывается между ними.

Эти «программные» подходы к архитектуре могут многое сделать по очень низкой цене.Все, что нужно, — это немного больше сотрудничества между профессионалами в области недвижимости, HR и пользователями пространства. В организациях, которые получают это право, обычно есть один руководитель — скажем, главный специалист по персоналу или главный административный директор, который курирует как HR, так и недвижимость.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Никогда не будет найдено ни одной лучшей архитектуры физического или цифрового рабочего пространства. Это потому, что больше взаимодействия не обязательно лучше, и не меньше. Цель должна заключаться в том, чтобы нужные люди взаимодействовали с нужным разнообразием в нужное время.

Многие распространенные предположения об архитектуре офиса и совместной работе устарели или ошибочны. Хотя дизайн открытого офиса призван побудить нас общаться лицом к лицу, он дает нам разрешение не делать этого. «Случайные столкновения», которым способствуют открытые офисы и свободные помещения, могут иметь обратный эффект. Во многих случаях «совместное присутствие» через открытый офис или цифровой канал не приводит к продуктивному сотрудничеству.

Технологический прогресс позволяет нам проверять предположения и понимать, как на самом деле взаимодействуют группы рабочих.Твердые данные, необходимые для доказательства или опровержения теорий, могут быть получены и проанализированы. Чтобы это произошло в больших масштабах, отделы кадров, недвижимости и финансов должны принять участие в экспериментах, которые повлияли на маркетинг и операции. Когда это происходит, проектирование физического и виртуального рабочего места может стать непрерывным процессом, который дает архитектуре и анатомии совместной работы удобное место для встречи.

Версия этой статьи появилась в выпуске Harvard Business Review за ноябрь – декабрь 2019 г.

Каковы преимущества и недостатки офисного пространства открытой планировки? | Малый бизнес

Chelsea Levinson Обновлено 13 июля 2020 г.

Если вы не жили под скалой, вы знаете, что офисы открытой планировки в моде на рабочих местах в США. Они вызывают видение эстетически приятных пространств с рядами столы простираются до упора, коллеги работают вместе за настольным футболом, а небольшие группы решают проблемы за чашкой кофе в красиво оформленных уголках для встреч.Но подходят ли они для бизнеса?

Если вы подумываете о создании открытого офиса для своей компании, есть над чем подумать. Офисы открытой планировки могут в некоторой степени способствовать сотрудничеству, но авторитетные исследования показывают, что они также могут препятствовать личному общению и отвлекать сотрудников. Прежде чем перейти на план открытого офиса, важно взвесить все за и против.

Что такое офис открытой планировки?

Офис открытой планировки — это рабочее пространство, в котором используется открытое пространство вместо того, чтобы закрывать сотрудников в кабинах или офисах.В офисе с открытой планировкой вы, скорее всего, увидите длинные ряды столов, которые почти или ничего не разделяют. В открытых офисах также есть места, где сотрудники могут собираться или менять свою среду, например, комнаты отдыха с диванами или открытые кухонные зоны с большим количеством сидячих мест.

На модных рабочих местах в офисах открытой концепции также есть зоны для отдыха и развлечений, такие как столы для настольного тенниса, ремесленные зоны, медиа-залы и библиотеки. Эти пространства предназначены для поощрения сотрудников к общению и творчеству.

Преимущества офиса открытой планировки

Есть причина, по которой открытые офисы стали такой огромной тенденцией. По словам их сторонников, они обещают сотрудничество и все более сплоченные команды, которые могут вместе решать сложные проблемы. К тому же экономия на офисных расходах тоже не повредит. Если вы думаете о реализации плана открытого офиса, выделите несколько минут, чтобы рассказать о преимуществах, чтобы узнать, что вы можете получить от этого.

Офисы открытой планировки экономят деньги

Одним из преимуществ открытых офисных планов является то, что они экономят деньги на расходах на установку офиса.По словам Каптерры, установка 50 постоянных столов для открытого офиса стоит 24 000 долларов по сравнению с 60 000 долларов США на установку 50 кабин. Это более чем в два раза дороже кабины. Нет сомнений в том, что вы сможете разместить больше людей в меньшем пространстве с помощью открытой планировки офиса, и это принесет значительную экономию для бизнеса.

Команды могут чувствовать себя ближе

Планы открытого офиса позволяют сотрудникам чувствовать себя ближе и больше взаимодействовать, в зависимости от того, как они настроены.Предыдущее исследование MIT Media Lab показало, что чем ближе физически находятся коллеги, тем выше вероятность их взаимодействия. Другое исследование показало, что сотрудники из разных команд в девять раз чаще взаимодействуют, если они сидят на одном этаже.

Что все это значит? Близкое расположение сотрудников способствует взаимодействию между ними. К сожалению, это также означает, что они в основном взаимодействуют только с людьми, которые находятся в непосредственной близости от них, что может изолировать команды друг от друга.

Культура офиса становится более прозрачной

Взаимодействие сотрудников становится намного более прозрачным, когда вы переезжаете в офисное пространство открытой планировки. В открытом офисе все слышно, а значит, места для скрытности намного меньше. Это также может дать чувство справедливости и единства, когда сотрудники находятся рядом с руководителями. Это может создать больше комфорта и доверия между сотрудниками и их руководителями, поскольку в открытом офисе все, кажется, находятся на одном уровне.

Офисное пространство гибкое

Еще одно преимущество офисов открытой планировки — это то, что вы получаете большую гибкость в использовании своего пространства. Если что-то не работает, а продуктивность падает, вы можете изменить концепцию и макет или попросить команду переехать в новое место в офисе, чтобы стимулировать перекрестное сотрудничество с другими группами, с которыми они редко взаимодействуют. Нижняя линия? Свободная планировка офиса. Это чистый лист, и вы можете переосмыслить его, когда захотите.

Недостатки плана открытого офиса

Концепции открытого офиса становятся все более противоречивыми в деловом мире.Недавние исследования офисов с открытой планировкой показали, что открывать помещения имеют существенные недостатки. Эти исследования, конечно, часто встречают сопротивление сторонников открытого плана. На самом деле не существует идеального плана офиса, подходящего для каждой компании. У разных организаций разные потребности. Однако, если вы думаете о создании открытого офиса, стоит подумать и о недостатках.

Общение между сотрудниками страдает

Одна из причин, по которой планы открытого офиса стали очень популярными, — это обещание расширения сотрудничества, творчества и общения между сотрудниками.К сожалению, этот идеал не сбылся. Недавнее исследование планов открытого офиса, проведенное Harvard Business Review, показало, что личное общение сократилось на 70 процентов после того, как фирмы перешли на открытые офисы, в то время как электронное взаимодействие увеличилось.

На самом деле отсутствие уединения и нормы офисного этикета, кажется, отговаривают сотрудников от личного участия в открытых офисах. Никто не хочет отвлекать 30 своих ближайших коллег или вести личную беседу перед подслушивающими ушами.Итак, похоже, что открытые концепции могут препятствовать сотрудничеству и общению, а не поддерживать его.

Отсутствие конфиденциальности и множество отвлекающих факторов

Из-за отсутствия конфиденциальности есть много отвлекающих факторов. Предыдущие исследования показали, что сотрудники открытого офиса теряют в среднем 86 минут в день на отвлекающие факторы. Один разговор даже на небольшой громкости может отвлечь до 20 сотрудников. Есть также визуальные отвлекающие факторы, с которыми нужно бороться, в том числе прогулка коллег, вставание, чтобы размяться, уходить разогревать еду и собираться поблизости.

Сотрудники, работающие на открытом воздухе, должны делать все возможное, чтобы защитить свое внимание, будь то надевание наушников-вкладышей, оставление на рабочем столе таблички «занято» или выход из рабочего места в поисках более тихого места для работы. Эти методы выживания создают разделение, поскольку сотрудники начинают опасаться приближаться к своим коллегам.

Сотрудники теряют продуктивность и удовлетворенность работой

Потеря этих 86 минут на каждого сотрудника каждый день на отвлекающие факторы в открытых офисах плохо сказывается на производительности.По мере того как сотрудники теряют продуктивность и все больше отвлекаются, они также теряют страсть к своей работе. Это может привести к созданию непродуктивного персонала и недостатка вовлеченности, не говоря уже об удовлетворенности работой. Недавнее шведское исследование, проведенное Скандинавским журналом труда, окружающей среды и здоровья, обнаружило отрицательную взаимосвязь между количеством сотрудников в офисе и удовлетворенностью работой. По сути, чем больше людей вы запихнете в офис, тем меньше они будут удовлетворены работой.

Наличие недовольных сотрудников означает, что ваш бизнес может терять деньги из-за открытого офиса.Конечно, вы можете сэкономить на рабочих местах, но потеря 90 минут продуктивности в день каждого сотрудника на вашем рабочем месте, вероятно, будет стоить больше, чем вы сэкономите, пропуская дорогие кабинки.

Здоровье сотрудников может пострадать

Менее обсуждаемый недостаток офисов открытой планировки заключается в том, что здоровье сотрудников может пострадать. Находиться в непосредственной близости — значит делиться микробами. Недавнее исследование, опубликованное в журнале Ergonomics, показало, что сотрудники в открытых офисных помещениях берут на 62% больше дней по болезни, чем их коллеги в офисах с одним человеком.Этот тип прогулов может иметь серьезные последствия для бизнеса, особенно для малого бизнеса. В сегодняшнем мире, когда наши методы работы и жизни меняются, все больше компаний, несомненно, будут задумываться о том, насколько здорово держать сотрудников в тесноте и как они могут обеспечить безопасность своих сотрудников в условиях открытого офиса.

Открытое офисное пространство — хорошо или плохо для вашего бизнеса?

Рейган Никл
Успех корпоративных клиентов Старший менеджер
SpaceIQ

Открытые офисные пространства — горячо обсуждаемая тема в сфере модернизации рабочих мест.Снос стен кабин и перемещение людей из отдельных офисов стали причудой успеха многих предприятий. Особое внимание уделяется сообществу, сотрудничеству и вовлечению. Идея состоит в том, что, разрушая стены и объединяя людей, бизнес будет работать более эффективно и слаженно.

Но разве открытое рабочее место — все, что нужно? Открытое рабочее место — преимущество или недостаток? Коммунальная рабочая среда вызвала столько же негативной реакции, сколько и похвалы, — от неэффективных и неудобных до ужасных и катастрофических для рабочих.Противники дизайна открытого офиса заявляют, что людям нужна конфиденциальность и определенная степень уединения, чтобы выполнять свою работу наилучшим образом.

Если ваша компания думает о продуктивности открытого офиса или о переходе на рабочую среду, более ориентированную на общину, легко запутаться. В SpaceIQ мы тщательно изучаем рабочие места, чтобы лучше понять их, включая планы этажей открытого офиса. Вот все, что вам нужно знать о плюсах и минусах концепции открытого офиса, а также о том, когда такой стиль рабочего места может принести пользу вашему бизнесу, а не помешать ему.

Что такое открытое рабочее пространство?

Чтобы понять плюсы и минусы открытого офиса, нам сначала нужно понять: что такое открытый офис?

Открытая планировка офиса подчеркивает общую рабочую среду, отдавая предпочтение общим рабочим местам, а не отдельным офисам. Это эгалитарная концепция, призванная способствовать лучшему общению, культуре и доверию. Открытые офисы обычно состоят из групп столов, рабочих станций или окружений столов — все они собраны в центральной зоне, чтобы объединить все бизнес-операции.

Откуда взялись концепции открытого офиса?

Несмотря на свою значимость в современной офисной среде, планы этажей открытой планировки уходят корнями в 1950-е годы и ранее. Открытое офисное пространство когда-то было предпочтительным вариантом для больших групп машинисток и техников, которым поручено выполнять повторяющиеся задачи. Такие пионеры, как промышленник Генри Форд и инженер Фрэнк Тейлор, считали план этажа открытого офиса эффективным, простым в управлении и социально демократичным для рабочих.

По мере того, как персонал со временем становился более специализированным и сегментированным, потребность в отделах и офисах становилась все более очевидной. Стены начали разделять разные грани бизнеса. А к началу 1990-х годов бизнес был разрознен, чтобы упростить повседневное управление.

Но с образованием более гибких компаний в конце 1990-х — начале 2000-х годов, открытые планы этажей начали возвращаться. Стартапы с небольшими командами и меньшим количеством офисных площадей вновь приняли рабочее место с открытой концепцией, что позволило им более эффективно сотрудничать.По мере того как эти стартапы процветали, многие устоявшиеся предприятия начали их копировать — начиная с дизайна своих рабочих мест. Сегодня открытие офиса в самом разгаре!

Чем хороши офисы открытой планировки?

Офисы

с открытой планировкой обладают некоторыми неотъемлемыми преимуществами, которые делают их привлекательными с самого начала. Во-первых, они предлагают современную привлекательность. Вывести людей из офисов на общественное рабочее место — в комплекте с поддерживающей архитектурой с открытой концепцией — совершенно современно. Наличие настольных модулей, рабочих групп или горячих столов, разбросанных по всей рабочей зоне руководителя, придает рабочему месту современный вид.

Стимулирующее общение

Но помимо эстетики, офисы с открытой концепцией способствуют общению между сотрудниками. Это, пожалуй, самое важное преимущество открытых планировок. Все, с кем вам может понадобиться поговорить или сотрудничать, находятся в нескольких минутах ходьбы. Сотрудники могут видеть друг друга, что часто побуждает их задуматься о работе в команде или напоминает им о необходимости вовлекать своих коллег в дела, которые влияют на компанию.

Само общение тоже проще.Вместо того, чтобы отправлять электронные письма или мгновенные сообщения, которые могут отвлекать и мешать работе, сотрудники могут гораздо короче беседовать лицом к лицу. Такой уровень межличностного общения сводит к минимуму недопонимание и создает связи между сотрудниками, улучшая сплоченность и укрепляя доверие.

Выравнивание игрового поля

Открытые офисы имеют дополнительное преимущество, предоставляя всем сотрудникам равные условия для игры, независимо от типа работы или должности. Сотрудники одного уровня в разных отделах — например, младший графический дизайнер и младший торговый представитель — занимают одно и то же пространство.Это показывает, что ни одна из частей деятельности компании не является более важной, чем другая. Это тонко укрепляет корпоративную культуру за счет вовлечения.

Сидение начальников с подчиненными также создает чувство эгалитаризма. Открытые офисы выводят менеджеров из их укромных уголков и объединяют их с подчиненными. Это не только очеловечивает начальство, но и улучшает подотчетность, взаимопонимание и доверие. Менеджеры больше не сидят в башне из слоновой кости — они прямо в окопах с войсками.

Лучше использовать доступное пространство

В более практичном и экономичном смысле офисы открытой концепции предлагают прекрасную возможность делать больше с меньшими затратами. Как уже упоминалось, стартапы с меньшими средствами добились успеха, используя открытые рабочие места в полной мере. Вместо того, чтобы пытаться вместить несколько уединенных офисов в пространство, компании могут максимизировать заполняемость этого пространства, снося стены.

Стены ограничивают пространство и, как следствие, заставляют людей чувствовать, что им нужно больше места.Подумайте об этой идее: обнесенный стеной офис площадью 150 кв. Футов можно заменить на стол открытого типа, занимающий 125 кв / фут. Кроме того, в офисах обычно работают одинокие сотрудники — менеджеры, специалисты и т. Д. Однако в открытых концептуальных пространствах одинакового размера в идеале могут разместиться два или более сотрудников.

Эти небольшие уступки складываются, в конечном итоге приводя к увеличению доступного пространства для большего числа сотрудников. Добавьте к этому стоимость аренды, и станет очевидно, что стоимость на душу населения также снизится.

Изучение гибких возможностей

Современная бизнес-среда динамична и постоянно гудит. Современная рабочая сила должна иметь возможность действовать и реагировать так же быстро. Планы этажей открытого офиса — отличный способ гибкости и могут быть очень полезны для компаний, которым требуется ловкость. Будь то мобилизация на крупный проект или объединение для быстрого сотрудничества, открытые рабочие места буквально разрушают препятствия к действию.

Что плохого в открытом офисе?

Многие из факторов, которые делают открытые офисные пространства великолепными, являются теми же причинами, по которым компании их избегают.В частности, отказ от личных рабочих мест в пользу более коллективной среды вызвал критику со стороны компаний, считающих, что это снижает производительность и мешает конструктивному общению. Есть опасения, что слишком далеко идущий от индивидуализма к сообществу заставляет рабочих чувствовать себя потерянными в смеси и лишенными вдохновения выполнять свою работу наилучшим образом.

Удушающая производительность

Самая большая критика открытых офисных пространств — это бесконечный ассортимент стимулов, с которыми работникам приходится бороться.Трудно сконцентрироваться, когда звонят телефоны, разговаривают люди, жужжат компьютеры и люди движутся. Неспособность закрыться от этих многочисленных раздражителей может привести, помимо других проблем, к рассеянному вниманию, низкому качеству работы и отсутствию мотивации.

Оппозиция открытых офисных пространств утверждает, что работникам необходим некоторый уровень изоляции, чтобы сосредоточиться на своих задачах и выполнять свою работу без перебоев. Это просто невозможно в открытом офисе, где все чувства постоянно стимулируются.

Вопросы конфиденциальности

Работникам нужна определенная степень уединения, чтобы чувствовать себя желанными гостями и как дома на рабочем месте. К сожалению, открытые офисы устраняют большую часть конфиденциальности в пользу улучшения межличностного общения. Сотрудники не могут вести личную беседу за своим столом или отвечать на конфиденциальные электронные письма без прохождения посторонних. Отсутствие уединения приводит к тому, что многие сотрудники чувствуют, что их постоянно открывают и находятся под микроскопом, что создает напряжение и беспокойство.

Существует также проблема владения пространством в офисе открытого типа. Работники могут чувствовать, что их конфиденциальность нарушается просто из-за близости к другим людям. Работа за столом может показаться навязчивой, а попытки разговаривать с кем-то в присутствии посторонних сотрудников могут быть неудобными.

Распространение болезни

Рабочие места уже являются причиной массовых заболеваний в периоды пиковых простуд и гриппа. Сгруппирование всех вместе в одном открытом пространстве может увеличить скорость распространения микробов и болезней по офису.Простое чихание или обмен канцелярскими принадлежностями в общественном месте — это все, что нужно, чтобы одним махом заразить большую часть ваших сотрудников.

Несогласные и интроверты

Личность играет ключевую роль в том, как человек функционирует на своем рабочем месте. Для типов личности, которые несовместимы с большими группами, принуждение их к общему рабочему пространству может быть вредным для вашей рабочей силы в целом.

Несогласные, например, могут свободно выражать свое недовольство проектами или ожиданиями, не обращая внимания на чувства других работников.Это может вызвать разногласия между сотрудниками, которые сочтут это шумным или дерзким. Из-за отсутствия отдельных офисов или рабочих мест, в которые можно было бы уйти, большинство работников отталкивают лишь немногие избранные, от которых они не могут сбежать в открытой среде.

Интроверты также колеблются в офисах с открытой концепцией, потому что они предпочитают уединение сообществу. Для этих людей социальное выгорание является реальным — будь то в форме летаргии, беспокойства или разочарования. Поскольку им негде назвать свою работу, их работа может пострадать, а их роль в вашей корпоративной культуре может снизиться.

Подходит ли для вашего бизнеса открытый офис?

Как и в случае с большинством аспектов настройки рабочего места, выбор открытого плана этажа зависит от уникального характера вашего бизнеса. Это малый бизнес, который должен быть гибким и состоять из социальных сотрудников, которым нравится сотрудничать? Или вы более крупная и разносторонняя компания, озабоченная производительностью отдельных сотрудников и возможностью позволить себе офисное пространство большего размера?

Скорее всего, ваш бизнес увидит плюсы и минусы в открытой планировке офиса.Важно подвести итоги и того, и другого, чтобы принять решение, которое в конечном итоге принесет пользу вашим сотрудникам в долгосрочной перспективе. Оцените текущие проблемы или препятствия на предприятии, а также особенности, потребности и желания ваших сотрудников. Когда вы поймете плюсы и минусы открытого офиса, преимущества или недостатки перехода на него станут очевидны.

Ищете достоверные данные, которые помогут принять решение об открытии офиса? Используйте надежную платформу SpaceIQ, чтобы получить представление о вашем текущем плане этажа, цене на душу населения, операционной эффективности и многом другом.Запросите демо сегодня.

Снижает ли план открытого офиса вашу продуктивность? Вот как заставить его работать на вас.

После того, как я перешел с полной занятости на фрилансера (то есть самозанятости и работы из дома), в офисной жизни мне стало не хватать многих вещей, таких как установленный график и присутствие коллеги. Один аспект, по которому я никогда не испытывал ностальгии, — это открытый офис, в который последняя компания, в которой я работал, перешла незадолго до моего отъезда.

Кубиклы не очень хороши (и я тоже не скучаю по ним), но, по крайней мере, они дали мне ощущение конфиденциальности и четких границ. Большая часть моей работы редактора требовала тишины, чтобы читать, писать и звонить источникам, и небольшая часть этой работы могла быть выполнена с комфортом в обстановке, лишенной конфиденциальности и полной шума. Также меня постоянно отвлекали разговоры вокруг меня. Было трудно забронировать конференц-зал, потому что редакция конкурировала со всеми остальными отделами, сотрудники которых так же страстно искали мира.Мои коллеги и я в основном использовали электронную почту и онлайн-чат для общения, чтобы нам не приходилось кричать.

Шумовое загрязнение реально, и оно влияет на жизнь сотрудников

Эти проблемы, похоже, возникают на территории открытого офиса. Гарвардская школа бизнеса недавно опубликовала исследования, показывающие, что в открытых офисах сотрудники значительно реже общаются лицом к лицу (примерно на 70 процентов), чем когда они имеют пространственные границы, в то время как объем электронных коммуникаций увеличивается на 50 процентов.Отдельное исследование Oxford Economics пришло к выводу, что шумовое загрязнение в открытых офисах достигло «уровня эпидемии», при этом 63 процента сотрудников заявили, что им не хватает тихого места для работы, что, в свою очередь, отрицательно сказывается на их производительности, удовлетворенности и благополучии. бытие ».

Исследования показывают, что в открытых офисах сотрудники гораздо реже общаются лицом к лицу, чем когда у них есть пространственные границы.

Эти результаты вызывают беспокойство, особенно потому, что план открытого офиса становится все более распространенным, чему способствует не только экономическая эффективность, но и идея о том, что пребывание в безграничном пространстве способствует духу сотрудничества, что в конечном итоге позволяет вам и вашим товарищам по команде больше работать плавно вместе — в результате получается своего рода противоположный эффект кабин.

Планы открытого офиса призваны объединить нас.

«Мы действительно увидели подъем кабинок в 1960-х годах как средство попытки привнести личную идентичность и личное пространство в универсальный открытый офис», говорит Джонатан Уэбб, вице-президент по стратегии на рабочем месте в KI. «Со временем люди начали ассоциировать кабинки с отсутствием индивидуальности, что является одной из причин того, что сегодня мы наблюдаем рост числа открытых офисов, [которые] также были популяризированы такими техническими гигантами, как Facebook, Microsoft и Google, стремясь укрепить сотрудничество.Фирмы в других отраслях обратили внимание на быстрый рост технологических компаний и популярную культуру работы, поэтому генеральные директора во всех сферах деятельности выбрали планы открытого офиса. Они видят инновации, исходящие от фирм Кремниевой долины, и думают, что открытые офисы могут быть частью достижения этого успеха ».

Гибкость превыше всего

Это отличная идея, но на практике она, очевидно, работает не для всех. Это могло сводиться к казни. Генеральным директорам необходимо время (а возможно, и деньги) для реализации планов открытого офиса, разработанных с учетом различных потребностей сотрудников.Уэбб предлагает четыре основных стиля работы: «сосредоточение, взаимодействие, регенерация и формирование идей».

«На практике большинство работников переключаются между всеми этими стилями работы в разные моменты рабочего дня или недели, [и] все это требует разных рабочих мест», — говорит Уэбб. «Для работников, которые предпочитают уединение или ищут место, где можно сосредоточиться на индивидуальной работе, могут быть полезны огороженные пространства или кабинки. Экраны с регулируемой высотой позволяют работникам создавать как общие, так и личные пространства и переключаться между ними одним движением или толчком.Они помогают сбалансировать офисы с открытой планировкой этажей, когда сотрудники хотят ответить на частный телефонный звонок или не отвлекаться. Работодатели также могут создать ощущение открытости, сохраняя конфиденциальность с помощью подвижных и стеклянных стен ».

Уэбб добавляет, что руководители часто ошибаются, «заходя слишком далеко на один конец спектра с открытым офисом. Рабочие места не могут быть универсальными, будь то полностью открытый офис или небольшая ферма ».

Рабочие места не могут быть универсальными, будь то полностью открытый офис или небольшая ферма.

Рабочее место должно быть чем-то средним, а затем еще и некоторым, с обязательством соблюдать баланс.

«До недавнего времени все думали, что хотят переехать в полностью открытую офисную среду», — говорит Кристофер К. М. Лич, президент Contract Furnishings в Денвере. «Я думаю, что сейчас мы видим, как маятник возвращается к середине, где мы найдем некоторый баланс между предоставлением тихих пространств для тех, кто нуждается в уединении, и сохранением мест для совместной работы для большего количества социальных работников.”

Изменение рабочего места может помочь генеральным директорам сохранить кадры

Сотрудники, пострадавшие от шумового загрязнения в офисной среде, с большей вероятностью скажут, что они могут уволиться с работы в следующие шесть месяцев.

Перестройка или реконструкция офисного помещения с учетом пространственных предпочтений сотрудников может показаться громоздким вложением средств, но в условиях ограниченного рынка труда компании должны рассмотреть это. Отчет Oxford Economic также показал, что сотрудники, пострадавшие от шумового загрязнения в офисе, с большей вероятностью скажут, что они могут уволиться с работы в следующие шесть месяцев.

Кроме того, решения не должны включать в себя снос (или возведение) стен. Есть несколько индивидуальных экранов рабочих станций и переносных кабинок (из-за отсутствия менее ужасного термина), доступных для покупки. ROOM — это компания, которая производит звукоизолированные телефонные будки из переработанных пластиковых бутылок. Соучредитель Мортен Мейснер-Йенсен говорит, что это нововведение было вдохновлено растущей потребностью менеджеров в предоставлении личного пространства сотрудникам в офисах открытого типа.

«Это проблема для небольшого стартапа, а также для некоторых крупнейших компаний в мире», — сказала Майснер-Йенсен NBC News Better.

Как улучшить среду открытого офиса

По моему опыту работы с открытым офисом, шансы на любой вид перестройки офиса были, мягко говоря, низкими. Однажды я пожаловался своему менеджеру на хронический шум (и тот факт, что я буквально потирал локти человека рядом со мной, который работал в другом отделе), но он просто пожал плечами, видя свою очевидную беспомощность в этом вопросе. Другие тоже были недовольны, но это была компания из 400 человек, которые работали сумасшедшие часы.Архитектурные изменения в то время просто не обсуждались.

Что вы можете сделать, если у вас нет выбора, кроме как работать в этой шумной, хаотичной обстановке?

Вот что предлагает Джейми Груман, доктор философии, психолог и профессор организационного поведения в Колледже бизнеса и экономики Университета Гвельфа:

  • Сделайте перерыв. «Исследования показывают, что шум, связанный с открытыми офисами, может вызывать стресс, [поэтому] вам следует периодически выходить из офиса во время регулярных перерывов, чтобы избежать стресса и позволить вашим физиологическим системам вернуться к исходному уровню.Короткие перерывы в открытом офисе, например, выход на несколько минут на улицу, чтобы почитать журнал или отдохнуть в парке, могут дать вам импульс и улучшить выполнение своих задач, когда вы вернетесь к работе ».
  • Побывайте в одиночестве. «Учитывая, что потребность в уединении и уединении нарушается в открытом офисе, постарайтесь восстановить их. В обеденный перерыв отправляйтесь на прогулку в одиночестве. Если есть комнаты для встреч или когда вам нужно сконцентрироваться, зарезервируйте их для выполнения некоторой работы.Если есть тихие уголки, в которых можно работать, используйте их. Если вы можете работать из дома, воспользуйтесь этим ».
  • Держите наушники на столе. «Используйте наушники, чтобы слушать музыку или подавлять окружающий шум». (Если вам нравится работать с музыкой, вы можете создать позитивный саундтрек.)
  • Найдите время для личного общения. «Учитывая, что открытые офисы, как было показано, снижают производительность, поскольку они стимулируют более электронное общение, убедитесь, что ключевая информация, которую вы отправляете членам команды, правильно понята.Проведите достаточно времени лицом к лицу, чтобы выполнить работу правильно. Меньше всего вам хочется проводить больше времени в открытом офисе, устраняя проблемы, возникшие из-за недопонимания ».

ПЕРЕЙДИТЕ К СЛЕДУЮЩЕМУ УРОВНЮ КАРЬЕРЫ

Хотите еще таких советов? NBC News BETTER одержимы поиском более простых, здоровых и разумных способов жизни. Подпишитесь на нашу рассылку и следите за нами в Facebook, Twitter и Instagram.

Офис | WBDG — Руководство по проектированию всего здания

Обзор

Тип офисного помещения относится к множеству помещений, включая: помещения для встреч, интегрированные в офисную среду, приемную, вспомогательные офисные помещения, такие как рабочие комнаты, складские помещения, файловые комнаты, почтовые комнаты, зоны для копировальных аппаратов, сервисные подразделения / кафе и складское помещение для хранения одежды, интегрированное в офисную среду, а также помещения для телефонной связи и оборудования связи, расположенные в квартирах арендатора, содержащие оборудование арендатора.

Пространства и объекты, которые могут быть классифицированы как отдельный тип помещений или выделены как особые объекты, включают:

  • Столярные изделия, кроме обслуживающего персонала / кофейного бара и гардероба
  • Конференц-залы и конференц-залы, которые включают специальные системы освещения, акустическую обработку, подвижные перегородки, столярные изделия или аудио / видео системы
  • Безопасное хранилище, сейфы, хранилища и защищенные перегородки, расположенные в офисном пакете
  • Большие картотеки, библиотеки или складские помещения с сосредоточенными нагрузками на пол
  • Закрытые помещения, требующие звукоизоляции выше 40 STC, перегородки к конструкции с акустической изоляцией и звукоизоляция воздуховодов
  • Специализированная обработка окон (затемняющие шторы, ставни для плантаций, моторизованные тканевые драпировки и т. Д.), межкомнатные окна, стеклянные перегородки, стеклянные двери
  • Системы очистки воздуха от влажности, патогенных или гипоаллергенных
  • Обновление или изменение стандартных предметов, таких как штукатурка или сводчатые потолки, специальное освещение или улучшенная потолочная плитка
  • Частные туалеты, лифты или лестницы

Планы офисных помещений могут быть организованы в нескольких сценариях, в том числе: 100% закрытый офис (полностью закрытый), 80% –20% (открытый), 20% –80% (закрытый) и 100% открытый офис (полностью открытый). .См. Также Офисное здание WBDG. Каждый из них будет влиять на взаимодействие, общение и производительность сотрудников.

modern office with natural daylighting and views

Этот светлый офис также обеспечивает естественное дневное освещение и виды, а также возможность для небольших неформальных встреч.

Космические атрибуты

Хорошо спроектированное офисное пространство влияет на удовлетворенность сотрудников, их производительность и увеличивает их удержание. Это также может способствовать более тесному сотрудничеству и инновациям среди сотрудников и произвести хорошее первое впечатление на посетителей.Другие преимущества хорошего дизайна Office включают меньше отвлекающего беспорядка, улучшенную мотивацию сотрудников, равные возможности и лучшее использование технологий. Таким образом, офисное пространство должно быть гибкой средой, сочетающей в себе технологии, комфорт, безопасность и энергоэффективность, чтобы обеспечить производительную, экономичную и эстетичную рабочую среду. Типичные особенности типов офисных помещений включают список применимых элементов проектных целей, как показано ниже. Для получения полного списка и определений целей проектирования в контексте всего проекта здания щелкните заголовки ниже.

Доступно

  • Доступные маршруты и входы : Офисные помещения должны иметь доступный вход, а также доступные маршруты внутри помещения, которые могут вместить людей с различными ограниченными возможностями, включая инвалидных колясок. Офисная мебель должна быть размещена на расстоянии не менее 32 дюймов от стен и других препятствий, чтобы обеспечить беспрепятственный проход для инвалидных колясок. Оставьте зазор 60 дюймов, чтобы кресла могли вращаться и поворачиваться по углам.
  • Доступные столешницы и рабочие места : Учет различных потребностей сотрудников за счет использования стоячих и / или регулируемых столов, а также рабочих поверхностей и столешниц, которые можно изменять.Столы должны быть высотой 24–36 дюймов. Стандартные столы обычно имеют высоту 30 дюймов. Сотрудники не должны достигать более 48 дюймов и не менее 15 дюймов. Когда сотруднику нужно дотянуться до стороны, предметы должны быть не выше 54 дюймов и не ниже 9 дюймов. Применяйте принципы универсального дизайна, чтобы создать дизайн, который работает для всех, когда это возможно.
  • Вспомогательные технологии : план для сотрудников с ограниченными возможностями, которым требуются специальные вспомогательные технологии, а также для сотрудников, которые используют большое количество непереносимых технологий.

man in wheelchair at computer
man in wheelchair with universal office storage - filing cabinet

Стол, подходящий по высоте для инвалидной коляски.

Универсальная система хранения файлов, обеспечивающая легкий доступ для всех.

Эстетика

  • Планирование : При планировании дизайна интерьера офисного помещения создавайте пространства, в которых компании и люди хотят работать. Эстетика чрезвычайно важна как для морального духа, так и для производительности на рабочем месте. Офисные помещения также должны быть спланированы с учетом изменений в использовании или рабочем процессе.
  • Общая эстетика : Используйте цвет, узор и текстуру в пространстве, чтобы создать привлекательную и безопасную среду. Обстановка, отделка и произведения искусства должны отражать характер работы в помещении, хорошо заботиться о них и обеспечивать поддерживающую и комфортную среду. По возможности предоставляйте доступ к пейзажам и природе, чтобы улучшить качество рабочей среды. Обеспечьте эстетически приятные индивидуальные рабочие места и места для хранения вещей. Поощряйте персонализацию пространства, но устраняйте беспорядок, чтобы не отвлекаться и не создавать опасности на работе.

Рентабельность

  • Энергоэффективность : Чтобы снизить общие эксплуатационные расходы, включите энергоэффективное освещение и технологии в офисное пространство. Разработайте политику энергосбережения для технологий и оборудования, например отключение оборудования на ночь. Изолируйте офисное пространство, чтобы обеспечить комфортную температуру, а также снизить расходы на отопление и охлаждение.
  • Мебель и отделка : Обеспечьте долговечную мебель и отделку, чтобы снизить общие затраты на техническое обслуживание и замену.
  • Техническое обслуживание : Планируйте регулярное техническое обслуживание технологий, оборудования и систем для снижения затрат на замену и снижения производительности.

Функциональный / Рабочий

  • Интегрированная технология : Начните процесс проектирования с глубокого понимания технологических требований помещения, включая предполагаемые потребности в будущем. Тщательно продумайте, где размещаются основные технологии или оборудование, чтобы они были легко доступны, но не портили внешний вид помещения.Согласуйте легко транспортируемые технологии и устройства в общем плане, чтобы максимизировать гибкость и оптимизировать пространство для различных стилей работы и сценариев.
  • Занятость : Типы офисных помещений относятся к классу заполняемости B2 с разбрызгиваемой застройкой. Акустический класс GSA — C1 для закрытых офисов и класс C2 для открытых офисов.

Carefully placed wireless access points, room speakers, sound-masking speakers, and structured cabling provide the connectivity and collaboration this interactive space requires while still keeping the original rustic beams in place.

Тщательно размещенные точки беспроводного доступа, комнатные громкоговорители, громкоговорители с маскировкой звука и структурированная кабельная разводка обеспечивают возможность подключения и совместной работы в этом интерактивном пространстве, сохраняя при этом оригинальные рустикальные лучи на месте.

Исторический заповедник

  • Соблюдение требований к сохранности исторического наследия : Для офисных помещений, расположенных в исторической структуре, необходимо уделять внимание историческому характеру помещения, чтобы гарантировать, что оно не будет уменьшено или изменено таким образом, чтобы это могло повлиять на его историческое значение или положение дел. Это может относиться к освещению, столярным изделиям, окнам и другим историческим объектам и приспособлениям.

Продуктивная

  • Acoustics : Шум легче распространяется в помещении с полностью открытой планировкой, чем в закрытом офисе, и отвлекающие факторы могут быть значительными.Люди, которые лучше работают в тихой обстановке, могут столкнуться с трудностями, и уровень производительности значительно упадет. Планируйте акустическое разделение и используйте акустические потолки с коэффициентом шумоподавления (NRC) 0,75 и мебель с минимальной высотой 60 дюймов со звукопоглощающими поверхностями с обеих сторон. Избегайте размещения осветительных приборов непосредственно над перегородками — они отражают звук в соседние ячейки. • Размещайте копировальные аппараты и другую технику в отдельных комнатах вдали от офисов, чтобы снизить уровень шума.
  • Эргономика : Эргономика офиса может существенно повлиять на производительность и здоровье сотрудников. Повысьте эргономичность офиса с помощью офисных стульев и столов правильного размера и дизайна, подходящих для человека и задачи. Обеспечьте возможности для физической активности в помещении, используя площадки для упражнений, ступеньки или другие области для общения и движения.
  • Гибкость : Тип офисного помещения долговечен и адаптируется и обычно включает такие функции, как фальшпол для распределения критически важных услуг (питание, голос, данные и HVAC) и мобильные рабочие станции для адаптации к изменениям в составе сотрудников, оборудование и потребности в хранении с течением времени.Планировка с открытой планировкой может занимать большую часть офиса, но более тихие рабочие кабины и зоны должны быть предусмотрены для тех, кто предпочитает быть вдали от отвлекающих факторов. Конференц-залы могут также использоваться как частные рабочие места для тех, кто выполняет задачи, требующие полной концентрации. Офис с множеством различных сред подойдет всем сотрудникам и повысит производительность.

Combination of open and closed office space

Этот офис сочетает в себе открытое и закрытое пространство.

Безопасный / Сейф

  • Комфорт и безопасность : Здоровье, безопасность и комфорт сотрудников имеют первостепенное значение для работодателей.По этим причинам офисное пространство должно быть спроектировано с усиленной вентиляцией свежего воздуха, спецификацией нетоксичных и мало загрязняющих материалов и мониторингом качества воздуха в помещении. Также должен быть обеспечен доступ к окнам и видам, а также возможности для взаимодействия. (См. Также: Психосоциальная ценность пространства.)
  • Стихийные бедствия : План на случай стихийных бедствий для обеспечения безопасности сотрудников, интеллектуальной собственности и оборудования во время и после события.
  • Физическая и технологическая безопасность : Включите в пространство соответствующие меры безопасности, чтобы снизить потенциальные угрозы и потерю имущества.Это может включать запираемые офисы, электронные коды доступа или карты, камеры наблюдения и меры кибербезопасности для защиты конфиденциальных данных.

Устойчивое развитие

  • Естественное дневное освещение : Воспользуйтесь преимуществом естественного дневного света за счет соответствующего расположения окон и световых люков.
  • Энергоэффективность : Используйте такие функции, как затеняющие устройства, для уменьшения прямого солнечного излучения и датчики присутствия, чтобы снизить потребление энергии. Обеспечьте изоляцию крыш и стен, чтобы уменьшить потребление энергии и приток тепла в помещении.
  • Качество окружающей среды в помещении : По возможности используйте естественную вентиляцию для снижения затрат на коммунальные услуги. Обеспечьте здоровое качество окружающей среды в помещении за счет надлежащего воздушного потока и фильтрации воздуха, а также материалов, мебели и отделки, которые не выделяют газ. Используйте высокоэффективное оборудование HVAC для достижения целей IEQ.
  • (Дополнительные сведения см. В разделах «Энергосберегающее освещение, Дневное освещение, Оптимизация энергопотребления, Окна и остекление».)

Bullitt Center office

Естественный дневной свет позволяет любоваться прекрасными видами в офисе Bullitt Center.
Фото любезно предоставлено Ником Лехоуксом

Примеры программ

Предлагаются две типовые строительные программы и планы для «полностью закрытых» и «полностью открытых» офисов. Они включают в себя небольшие справочные области для файлов и библиотек, конференц-зал, пространство для отдыха с сервисным подразделением / кафе-баром и приемную.

Офис закрытого типа «Полностью»
Описание
Жилая площадь арендатора
Кол-во. SF Каждый Space Req’d. Фактическая сумма SF Коэффициент полезного использования арендатора Арендатор USF
Офисные помещения 12 170
Закрытые административные помещения 2 225 450
Закрытые большие офисы 52 150 7,800
Малые офисы закрытого типа 26 120 3,120
Большой офис открытого типа 0 140 0
Малый офис открытого типа 0 100 0
Открытые рабочие места 9 80 720
Приемная 1 80 80
Опоры 3,134
Приемные 1 200 200
Конференция «Неулучшенная»
Большая
1 600 600
Конференция Малая 3 150 450
Центры неформального общения 0 80 0
Центр принтеров / копиров / факсов 3 60 180
Отдел обслуживания комнат отдыха 1 340 340
Информационные справочные центры 2 150 300
Помещение снабжения 4 40 160
Рабочий кабинет 1 200 200
Область файла 2 144 288
Документальная 1 240 240
Серверная 1 176 176
Tenant Suite 15 304 15 304 1.35 20 592
«Полностью» Открытый офис
Описание
Жилая площадь арендатора
Кол-во. SF Каждый Space Req’d. Фактическая сумма SF Коэффициент полезного использования арендатора Арендатор USF
Офисные помещения 10 600
Закрытые административные помещения 0 180 0
Закрытые большие офисы 0 150 0
Малые офисы закрытого типа 0 120 0
Большой офис открытого типа 4 180 720
Малый офис открытого типа 15 120 1,800
Открытые рабочие места 100 80 8 000
Приемная 1 80 80
Опоры 30% 4 614
Приемные 1 120 120
Конференция «Неулучшенная»
Большая
1 600 600
Конференция Малая 5 150 750
Центры неформального общения 12 80 960
Центр принтеров / копиров / факсов 3 80 240
Отдел обслуживания комнат отдыха 1 340 340
Информационные справочные центры 3 180 540
Центр снабжения 4 40 160
Рабочий центр 1 200 200
Область файла 2 144 288
Документальная 1 240 240
Серверная 1 176 176
Tenant Suite 15214 15214 1.35 20 572

Примеры планов

Ниже представлены типовые планы арендаторов для закрытых и открытых офисов.

Office space type, enclosed plan
Office space type, open plan

Пример критериев строительства

Для GSA удельные затраты на типы офисных помещений основаны на качестве строительства и конструктивных особенностях в следующей таблице